Unser globales Compliance Management System

Unser Compliance Management System (CMS) hilft uns, sicherzustellen, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten und gleichzeitig unsere unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Standards, denen wir uns verpflichtet fühlen, umgesetzt werden.

Die Gesamtverantwortung für das CMS liegt beim Vorstand der Verbio SE. Unser Head of Global Compliance berät und unterstützt den Vorstand bei der Erfüllung seiner Compliance-bezogenen Sorgfaltspflichten und berichtet dabei direkt an den CFO.

Der Head of Global Compliance verantwortet die Führung, Umsetzung und Weiterentwicklung des CMS und leitet die Abteilung Global Compliance. Die Verantwortung für alle konzernweiten Compliance-Aktivitäten obliegt insoweit Global Compliance.

Für alle Kontinente, in denen Verbio tätig ist, wird Global Compliance durch lokale Fach- und Führungskräfte unterstützt (Local Compliance Coordinators). Die Local Compliance Coordinators sind für die Koordination und Überwachung der täglichen Umsetzung des CMS entsprechend der Vorgaben und Empfehlungen von Global Compliance in dem von ihnen verantworteten Bereich zuständig. Aufgrund ihrer fachlichen und ortsspezifischen Expertise können sie lokale Compliance-Risiken bewerten und erkennen. Im Einzelfall und bei Bedarf stimmen sie sich eng mit Global Compliance ab.

Mit innovativen Technologien gestalten wir den gesellschaftlichen und industriellen Wandel hin zu Klimaneutralität und ökologischer Produktion – in Europa, Asien und Nordamerika.

Um unsere Ziele zu erreichen, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Kunden, Geschäftspartner und alle anderen Stakeholder sicher sein können, dass unser Handeln stets höchsten Ansprüchen genügt.

Wir haben deshalb eine globale Unternehmenskultur etabliert, in der Professionalität, Ehrlichkeit und Verantwortung im Mittelpunkt stehen. Unsere zentralen Compliance-Regelwerke bilden dabei unser Corporate Commitment.

Alle Compliance-Aktivitäten sowie internen Richtlinien und Verfahrensanweisungen basieren auf den zentralen Compliance-Regelwerken (Corporate Commitment Policies).

Das sind:

• der Verhaltenskodex (Code of Conduct, PDF) und,
• der Verhaltenskodex für Lieferanten (Supplier Code of Conduct, PDF)

Maßstab aller Geschäftsaktivitäten und Compliance-Maßnahmen ist der an unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerichtete Verbio Verhaltenskodex (PDF). Der Verhaltenskodex überführt unsere Unternehmenswerte in klar definierte, zentrale Verhaltensregeln für alle Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit, gibt ihnen Orientierung bei der Erfüllung ihrer täglichen Arbeit und bildet die Grundlage unserer Unternehmenskultur.

Auch außerhalb unseres Unternehmens setzen wir uns für die Achtung und Einhaltung der Menschenrechte und internationaler Arbeitsnormen sowie Bekämpfung von Korruption ein. Verbio ist Mitglied des UN Global Compact und hat sich zur Einhaltung der dort normierten Prinzipien verpflichtet.

Der Verbio Verhaltenskodex für Lieferanten (PDF) übersetzt letztlich all diese Compliance-Maßstäbe auch für unsere Lieferanten und Dienstleister. Der Verhaltenskodex für Lieferanten ist Grundlage aller wesentlichen Vertragsbeziehungen und Teil des Lieferanten-managements.

Der Verhaltenskodex für Lieferanten spielt auf diese Weise bei der Umsetzung von Nachhaltigkeit entlang unserer Lieferketten eine entscheidende Rolle: Um Nachhaltigkeit entlang unserer Lieferketten zu etablieren, ist es notwendig, dass unsere Lieferanten ebenfalls verantwortungsvoll agieren und Verantwortung für Mensch und Umwelt übernehmen.

Damit diese verbindlichen Regelwerke auch gekannt und beachtet werden, legen wir besonderen Wert auf die Schulung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Alle neu eintretenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten im Rahmen ihres Onboardings eine Schulung zum Verhaltenskodex (PDF). (Zukünftige) Führungskräfte erhalten die Gelegenheit, ein Führungskräfte-Training zu besuchen.

Besondere Aufmerksamkeit legen wir darauf, insbesondere unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vertriebsnahen Bereichen und im Einkauf intensiv über Korruptionsprävention zu informieren und ihnen das korrekte Verhalten bei Zuwendungen und Einladungen zu erläutern.

Im Übrigen sind die Vorgaben für jeden Verant­wortungsbereich anhand von weiteren, lokal geltenden unternehmensinternen Richtlinien spezifisch ausgearbeitet.

Im unternehmensinternen Verbio Intranet finden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausführliche Informationen und Hilfestellungen zu den Corporate Commitment Policies und zu verschiedenen Compliance-Themen.

Wir sind davon überzeugt, dass nur durch eine offene Ansprache von Problemen oder Bedenken bestehende oder drohende Konflikte auf konstruktive Weise gelöst werden können. Wir legen daher besonderen Wert darauf, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei allen Fragen und Zweifeln aktiv und frühzeitig Rat einholen. Neben den Führungskräften und zuständigen Fachbereichen wie beispielsweise der Rechts- und/oder Personalabteilung steht die Abteilung Global Compliance über den Weg der direkten Ansprache als Ansprechpartner zu verschiedenen Compliance-Themen zur Verfügung.

Manchmal gebietet sich aber die Möglichkeit, Bedenken vertraulich und anonym zu melden. Ein weiteres zentrales Element unseres CMS ist deshalb das Verbio Hinweisgebersystem:

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie externe Dritte können entweder über eine Internetseite oder eine gebührenfreie Telefonnummer anonym auf Fehlverhalten oder Verstöße gegen unsere Compliance-Grundsätze hinweisen.

Mit der technischen Umsetzung des Hinweisgebersystems hat Verbio ein unabhängiges externes Unternehmen beauftragt, so dass die Erfassung und Bearbeitung aller gemeldeter Fälle weltweit durch ein zentrales System in der jeweiligen Landessprache erfolgt.

Die Verbio Corporate Commitment Policies geben Orientierung für den Umgang mit den wichtigsten Compliance-Themen und sind Maßstab all unserer Geschäftsaktivitäten.

Wir ermutigen daher jeden, der Kenntnis über oder den Verdacht auf einen tatsächlichen oder potenziellen Compliance-Verstoß hat, die verfügbaren Wege zur Meldung solcher Verstöße zu nutzen. Um Gesetzes- sowie Regelverletzungen rechtzeitig erkennen, unverzüglich abstellen und ggf. ahnden zu können, bedarf es der Mithilfe jedes Einzelnen.

Neben der direkten Ansprache von Global Compliance steht dafür unser telefon- oder webbasiertes Hinweisgebersystem zur Verfügung – kostenfrei, anonym und 24/7 verfügbar.

Die Hotline ist über folgende Telefonnummern zu erreichen:
Anrufe aus den USA: +1 213 279-1015
Für alle anderen Anrufe: +49 30 99257146
Der Company Access PIN lautet: 1004

Online Zugang zum Hinweisgebersystem

Verbio verpflichtet sich, alle (potenziellen) Compliance-Verstöße gegen unsere Corporate Commitment Policies und/oder geltenden Rechtsnormen zu untersuchen. Jede Meldung wird nach bestimmten Kriterien erfasst, sachgerecht gemäß den intern festgelegten Abläufen untersucht und in möglichst kurzer Zeit beantwortet. Das Ergebnis der Untersuchung sowie mögliche ergriffene Maßnahmen werden entsprechend dokumentiert und fließen in die interne Berichterstattung ein.

Die Verfahrensordnung für das Hinweisgebersystem (PDF) enthält alle weiterführenden Informationen.