A)        Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie Vertreter

Adresse:     VERBIO Vereinigte BioEnergie AG, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Vertreter:    Claus Sauter (Vorstandsvorsitzender)
Telefon:      +49 (0) 341 308530-0
Fax:            +49 (0) 341 308530-999
E-Mail:        info@verbio.de
Website:     www.verbio.de

B)        Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Adresse:     VERBIO Vereinigte BioEnergie AG, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Name:         Daniela Sauter
Telefon:      +49 (0) 341 308530-295   
Fax:            +49 (0) 341 308530-999
E-Mail:        datenschutz@verbio.de    
Website:     www.verbio.de

C)        Zweck für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

1.         Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage einer Einwilligung hat den Zweck, dass die mit der Einwilligung beschriebenen Maßnahme durchgeführt und umgesetzt werden kann. Eine solche Maßnahme könnte bspw. die Weitergabe von Daten an dritte Personen sein, die nicht unter die nachfolgenden Verarbeitungszwecke fallen.  

2.         Verarbeitung zum Zweck Vertragsanbahnung und -abwicklung (Art. 6 Abs. Abs. 1 Buchst. b) DS-GVO und § 26 BDSG)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Vertragsanbahnung (vorvertraglicher Maßnahmen), -abwicklung (Begründung, Durchführung und Beendigung); insbesondere eines Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG zweckmäßig.

3.         Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DS-GVO)

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten liegt in der Erforderlichkeit der Verarbeitung, wenn diese durch (verfassungsgemäßes) Gesetz verpflichtend angeordnet ist.

4.         Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen einer natürlichen Person (Art. 6 Abs. 1 Buchst. d) DS-GVO)

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten liegt darin, dass in Notlagen der Schutz personenbezogener Daten gegenüber lebenswichtigen Interessen zu deren Schutz zurücktreten muss.

5.         Verarbeitung für Aufgaben des öffentlichen Interesses oder in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe zweckmäßig, die (1.) im öffentlichen Interesse liegt oder (2.) in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

6.         Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Wahrung der Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten zweckmäßig, sofern die datenschutzbezogenen Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.

Die berechtigten Interessen sind:

• Daten zur Übermittlung an Sozialversicherungsträger (Pflegekasse, Agentur für Arbeit, Krankenkasse, Rentenversicherung, Vorsorgewerke)
• Finanzamt
• externe Lohnbuchhaltung
• Berater (Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater)

D)        Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

VERBIO [Personal, Rewe, Mitarbeiter der einstellenden Fachabteilungen, QM, Vorstand, Prokurist]

Dienstleister [HR Works], Finanzamt, Krankenkasse, Rentenkasse, Vorsorgewerk, Sozialversicherungsträger, Agentur für Arbeit, Rechts- und/oder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer

E)        Kategorien personenbezogener Daten

Anrede, Vorname, Nachname, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Lebenslauf, Geburtsdatum, Religionszugehörigkeit, Bankverbindung, Sozialversicherungsdaten, Geburtsdaten, Arbeitgeber, Gehalt

F)        Dauer der Speicherung /Festlegung der Kriterien für die Dauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Dabei kann es sich u.a. um Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung handeln. In der Regel beträgt die Löschfrist bis zu 11 Jahre, abhängig vom Fristbeginn. Die festgelegten Kriterien für die Dauer der Speicherung sind dem Löschkonzept zu entnehmen.

G)        Betroffenenrechte

• Auskunftsrecht  nach Art. 15 DS-GVO, § 30 BDSG und § 34 BDSG;
• Berichtigungsrecht nach Art. 16 DS-GVO;
• Löschrecht nach Art. 17 DS-GVO und § 35 BDSG;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO und § 35 BDSG;
• Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO und § 36 BDSG;
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO;
• Widerrufsrecht nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. c) und Art. 14 Abs. 2 Buchst. d) DS-GVO, sofern die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) oder Art. 9 Abs. 2 DS-GVO. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt unberührt;
• Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. d) und Art. 14 Abs. 2 Buchst. e) DS-GVO.

H)        Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen von Vertrags- (insbesondere Beschäftigungs-) Verhältnissen müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Vertragsanbahnung (vorvertragliche Maßnahmen), -abwicklung (Begründung, Durchführung und Beendigung) erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Die Bereitstellung ist somit verpflichtend für dieses Verhältnis. Ohne diese personenbezogenen Daten können wir den Vertrag nicht abschließen.

I)          Datenquelle

Die personenbezogenen Daten stammen von dem jeweiligen Vertragspartner. Sofern öffentlich zugänglich, stammen personenbezogene Daten auch aus öffentlichen Quellen, wie bspw. Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Handels- und Vereinsregistern, der Presse und dem Internet. Zudem nutzen wir personenbezogene Daten, die von verbundenen Unternehmen stammen.

A)        identity and contact details of the controller / controller’s representative

Address:     VERBIO Vereinigte BioEnergie AG, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Represent.: Claus Sauter (CEO)
Phone:        +49 (0) 341 308530-0
Fax:            +49 (0) 341 308530-999
E-mail:        info@verbio.de
Website:     www.verbio.de

B)        Contact details of the data protection officer

Address:     VERBIO Vereinigte BioEnergie AG, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Name:         Daniela Sauter
Phone:        +49 (0) 341 308530-295
Fax:            +49 (0) 341 308530-999
E-mail:        datenschutz@verbio.de
Website:     www.verbio.de

C)        Purposes of the processing for which the personal data are intended and legal basis for the processing

1.         Processing on the basis of given consent (Art. 6(1)(a) GDPR)

The purpose of processing personal data on the basis of a given consent is that the measure described with the consent can be carried out and implemented. Such a measure could be, for example, the transfer of data to third parties that do not fall under the following processing purposes.  

2.         Processing for the purpose of performing and entering into a contract (Art. 6 (1)(b) GDPR and § 26 BDSG)
The processing of personal data is expedient for entering into contracts (pre-contractual measures), performing (justification, execution and termination); in particular an employment relationship in accordance with § 26 BDSG (Federal Data Protection Act) is expedient.

3.         Processing for the compliance with a legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR)

The purpose of the processing of personal data lies in the necessity of the processing, if this is mandated by law.

4.         Processing to protect the vital interests of the data subject (Art. 6(1)(d) GDPR)

The purpose of the processing of personal data is that in emergencies the protection of personal data against vital interests must be withdrawn for their protection

5.         Processing for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority(Art. 6(1)(e) GDPR)

The processing of personal data is appropriate for the performance of a task which (1.) is in the public interest or (2.) is carried out in the exercise of official authority.

6.         Processing for the protection of legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR)

The processing of personal data is appropriate to safeguard the interests of the Controller or a third party, provided that the data protection interests, fundamental rights and freedoms of the data subject do not prevail.

The legitimate interests are: 

• data for transmission to social insurance carriers (nursing insurance fund, employment agency, health insurance fund, pension insurance, pension funds)
• tax office
• external payroll accounting
• consultants (legal advisors, auditors, tax Consultants) 

D)        Recipients or categories of recipients of the personal data

VERBIO [HR, accounting, employees of the hiring department, QM,  Board of Directors/Officers, authorised signatories], Tax office, health insurance fund, pension fund, pension fund, social insurance agency, employment agency, legal and/or tax consultant, auditor

E)        Categories of personal data

Gender, First Name, Last name, postal address, email-address, telephone number, fax number, curriculum vitae, birthday, place of birth, religious confession, bank details, social security data, birth data, employer, salary.

F)        Period for which the personal data will be stored/criteria used to determine that period

Personal data will be deleted when the business relationship is terminated, all mutual claims are fulfilled and there are no other legal storage obligations or legal justifications for the storage. Among other things, these can be obligations to retain data from the German Commercial Code (HGB) and the Tax Code (Abgabenordnung). As a basic rule, the deletion period is up to 11 years, depending on the start of the period. The defined criteria for the duration of storage can be found in the concept for deletion.   

G)        Rights of the data subject

1. Right of access by the data subject under Art. 15 GDPR, § 30 BDSG und § 34 BDSG;
2. Right to rectification under Art. 16 GDPR;
3. Right to erasure under Art. 17 GDPR und § 35 BDSG;
4. Right to restriction of processing under Art. 18 GDPR und § 35 BDSG;
5. Right to object under Art. 21 GDPR und § 36 BDSG;
6. Right to data portability under Art. 20 GDPR;
7. Right to revocation under Art. 13 (2)(c) and Art. 14 (2)(d) GDPR, provided that the processing is carried out on the basis of the consent provided for in Art. 6 (1)(a) or Art. 9 (2) GDPR. The legality of the processing based on the consent until revocation remains unaffected;
8. Right to lodge a complaint with a supervisory authority under Art. 13 (2)(d) and Art. 14 (2) (e) GDPR.

H)        Provision of personal data is a statutory or contractual requirement

In the context of business relationships, personal data must be provided which is required for the prompt and regular sending of corporate news as well as annual and quarterly reports and other IR news, in particular ad-hoc announcements, or which we are legally obliged to collect. The provision is therefore obligatory for this relationship. Without this personal data we cannot carry out the IR mailing list.

I)          Source the personal data originate

The personal data will be provided by the respective contracting party itself. If publicly accessible, personal data will be collected also from public sources, such as debtor registers, land registers, trade and association registers, the press and the Internet. In addition, we use personal data originating from affiliated companies.